LES DIFFERENTS SYSTEMES DE POINTAGES EN ENTREPRISE
⏱️Temps de lecture : 4 minutes
Un pointage est une action ou un processus qui consiste à enregistrer la présence ou les heures de travail d'un employé dans une entreprise. Il permet de suivre et de contrôler la durée et les horaires de travail des employés. Le pointage peut se faire de différentes manières, comme le pointage manuel où l'employé note lui-même ses heures, ou à l'aide de systèmes plus sophistiqués tels que des pointeuses mécaniques, des pointeuses électroniques, des systèmes de pointage biométriques ou des systèmes de pointage informatisés.
L'enregistrement des heures de travail à travers le pointage permet à l'entreprise de calculer les salaires, de contrôler les absences, de suivre les heures supplémentaires et de respecter les réglementations légales en matière de temps de travail. Il fournit également des données utiles pour la gestion des ressources humaines, telles que l'évaluation de la productivité, la planification des horaires et l'optimisation de la main-d'œuvre.
Le pointage du personnel est une obligation légale
Dès lors qu’un employeur embauche un salarié, il est tenu de mettre en place un décompte précis du nombre d'heures travaillées en fonction des jours travaillés. En cas de contrôle, un justificatif sera demandé à l’employeur. Des amendes, suivant les cas, lui seront infligées, en cas de non-respect des règles.
Les salariés sont obligés de se soumettre aux pointages de leurs heures travaillées sous peine de sanctions.
Les cadres liés au forfait jours verront leur pointage sur un nombre de jours et non sur un nombre d'heures.
Toutes les catégories d’employés sont concernés par le pointage
Ce décompte du temps de travail concerne les employés qui travaillent au sein même de l’entreprise ou sur un lieu où ils doivent intervenir (chantier).
Tous les types d’horaires sont concernés (individuel, collectif, temps plein, temps partiel, …) y compris les cadres en forfait jours.
Quels sont les éléments pris en compte ?
Le pointage doit justifier du temps de travail et de notifier les horaires au sein même de l'entreprise. Les éléments suivants doivent être pris en compte :
- les heures de présence
- les heures effectuées sur son lieu de travail
- les heures de formation
- les heures d'absence
- les congés
- les absences
- les heures supplémentaires ou complémentaires
- les primes
- en fonction des tâches effectuées
- en fonction du contrat de travail
Quels sont les éléments figurant sur une feuille de pointage ?
Il convient de noter que la structure et le format exact de la feuille de pointage peuvent varier en fonction des politiques et des pratiques de l'entreprise. Certaines entreprises utilisent des systèmes de pointage électroniques ou des logiciels spécifiques, où les employés peuvent saisir leurs heures de travail directement, éliminant ainsi le besoin de feuilles de pointage papier.
Une feuille de pointage contient généralement les informations suivantes :
- Identité de l'employé : Nom et prénom de l'employé ou un identifiant unique pour le distinguer des autres.
- Date : La date à laquelle le pointage est effectué. Il peut y avoir une colonne distincte pour chaque jour ou une section où l'employé remplit la date chaque fois qu'il pointe.
- Total des heures travaillées : Une colonne ou une section où le total des heures travaillées par jour est calculé en soustrayant l'heure de départ de l'heure d'arrivée, en tenant compte des pauses le cas échéant.
- Signature ou système de validation : Un espace où l'employé signe la feuille de pointage pour attester de l'exactitude des informations enregistrées ou une validation électronique.
Quels sont les outils à disposition des employeurs ?
Il convient de noter que la réglementation concernant les systèmes de pointage peut varier d'un pays à l'autre et même d'une entreprise à l'autre. L'employeur peut choisir librement son système de pointage. Aucune disposition légale n'est prévue.
En entreprise, il existe différents types de pointages utilisés pour enregistrer la présence et les heures de travail des employés. Voici quelques-uns des types les plus courants :
Liste des services
-
Le pointage manuelÉlément de liste 1
Il s'agit du système traditionnel où les employés notent manuellement leurs heures d'arrivée et de départ sur une feuille de présence, un carnet ou un registre.
-
Les pointeuses mécaniquesÉlément de liste 2
Ce sont des machines physiques installées dans l'entreprise, où les employés insèrent une carte ou un badge magnétique pour enregistrer leur présence. La pointeuse imprime ensuite l'heure sur la carte.
-
Les pointeuses électroniquesÉlément de liste 3
Elles fonctionnent de manière similaire aux pointeuses mécaniques, mais utilisent des cartes ou des badges pour enregistrer les heures de travail. Les données sont stockées électroniquement et peuvent être traitées informatiquement
-
Les systèmes de pointage biométriquesÉlément de liste 4
Ces systèmes utilisent des caractéristiques physiques uniques de chaque employé, telles que les empreintes digitales, la reconnaissance faciale ou la reconnaissance de la rétine, pour enregistrer les heures de travail. Ils offrent une méthode de pointage précise et difficile à falsifier.
-
Les systèmes de pointage informatisés
Ils permettent aux employés de saisir leurs heures de travail à l'aide d'un logiciel informatique. Cela peut se faire via un ordinateur de bureau, un terminal spécifique ou même une application mobile. Les données sont enregistrées électroniquement et peuvent être traitées automatiquement.
Quels sont les avantages et les inconvénients des différents types de pointages ?
| Méthode | Support | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| Pointage manuel | Papier (feuille de pointage ou simple feuille de papier | Solution peu coûteuse - Ne nécessite pas de matériel spécifique | Chronophage - Erreurs - Perte des documents - Consommation élevée de papier - Difficultés à suivre en temps réel les heures de travail. |
| Pointeuse mécanique | Carte | Précision - Fiabilité de collecte des données | Coût initial élevé - Limité aux sites physiques où les machines sont installées |
| Pointeuse électronique | Badge | Précision - Traitement et analyse des données - Suivi en temps réel | Coût initial élevé - Cartes ou badges spécifiques - Possibilités de perte des badges |
| Système biométrique | Caractéristiques physiques uniques | Précision - Difficile à falsifier - Pas besoin de badges ou cartes | Coût élevé - Protection de la vie privée des employés - Possibilités de problèmes de reconnaissance |
| Logiciel | Ordinateur, smartphone | Flexibilité et facilité d'utilisation - Possibilité d'intégration avec des logiciels RH - Collecte et traitement automatisés des données | Connexion internet - Necessite un équipement informatique |
Il est important de choisir le type de pointage qui convient le mieux aux besoins spécifiques de l'entreprise, en tenant compte de facteurs tels que la taille de l'organisation, la nature du travail effectué et les réglementations en vigueur.
En conclusion
Le pointage est un processus obligatoire qui relève du Code du travail :
- En tant qu'employeur : choisissez l'outil qui correspond le mieux à votre entreprise et à vos employés.
- En tant que salarié : n'oubliez pas ou n'omettez pas de noter vos heures sous peine de sanction.
L'utilisation d'un logiciel, comme Staff Planning, vous offre des possibilités d'utilisations variées comme :
- le pointage des employés
- le pointage des projets
- le pointages des équipes
En fonction de vos droits, le logiciel offre aux utilisateurs un système de validation sur plusieurs niveaux : salarié - manager - administrateur.
Staff Planning propose un pointage pré-rempli et facilite ainsi la gestion des temps de votre entreprise : un gain de temps considérable pour les dirigeants, les chefs d’équipe et les assistantes !
Le salarié peut également profiter de son propre accès à Staff Planning pour modifier son pointage.
Vous souhaitez automatiser et digitaliser le pointage de vos salariés et ainsi faciliter la vie de tous vos collaborateurs :
