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Anticiper ses besoins avec le plan de charge prévisionnel

Anticiper ses besoins avec le plan de charge prévisionnel

Cet article fait partie de la série "Méthodologie Workforce Planning". Consultez les autres articles de la série ici :

  1. Bien connaitre son personnel pour évaluer sa capacité
  2. Anticiper ses besoins avec le plan de charge prévisionnel
  3. [Bientôt disponible] Projection de capacité, anticiper les périodes de sur/sous-activités
  4. [Bientôt disponible] La projection de capacité comme outil de pilotage RH et commercial
  5. [Bientôt disponible] Planification des ressources, répondre aux besoins avec les bonnes compétences
  6. [Bientôt disponible] Gestion des ressources au quotidien, anticiper et gérer les imprévus

Planification des besoins

L'évaluation des besoins futurs consistue une étape cruciale du Workforce Planning car c'est de cette estimation que découleront de nombreux choix stratégiques, desquels résulteront des actions spécifiques.
Une mauvaise évaluation entrainera fatalement de mauvais choix qui impacteront les projets et les objectifs de l'entreprise.

Comment réussir cette étape aussi délicate ? Quelles sont les méthodes pour estimer efficacement les besoins à venir ?

Méthodes d'évaluation

Objectifs (top to bottom)

Après analyse des résultats de l'entreprise, du marché, de la concurrence, ... la direction fixe un certains nombres d'objectifs : acquisition de parts de marché, augmentation du Chiffre d'Affaire, développement d'une nouvelle activité, etc.
Ces objectifs stratégiques sont par la suite traduit en objectifs intermédiaires, par exemple, une augmentation de l'activité se traduit généralement par des besoins en personnel supplémentaires, donc des recrutements à prévoir (objectif RH).

Expérience (bottom to top)

Une bonne connaissance du terrain permet d'identifier certaines tendances. Il peut s'agir de s'appuyer sur l'expérience du personnel de métier (manager, chef de service) ou d'appliquer des algorithmes sur des données de l'entreprise. Dans les deux cas le principe consiste à prédire les besoins futurs en fonction des besoins passés.

Contexte (influence)

Parfois le contexte ou l'environnement imposent certaines contraintes qui impactent directement les besoins à venir. C'est le cas par exemple des activités saisonnières ou lorsque survient un changement de réglementation/législation.

Demande (ventes / opportunités)

Chaque opportunité commerciale fait l'objet d'une étude dans laquelle sont calculées les ressources nécessaires, notamment pour établir un prévisionnel et un devis. Ces calculs sont généralement mis à jour tout au long du projet

Contrairement aux méthodes précédentes, dont les estimations peuvent s'avérer approximative, les études sont méthodiques et rigoureuses et représentent une estimation particulièrement précise des besoins à venir.

Planification de charge prévisionnelle

Estimation du travail à réaliser

Quelle que soit le type et la durée du projet la première étape consiste à estimer le travail à réaliser.
En fonction de sa complexité, le projet sera décomposé en tâches et sous-tâches datées.

Work Breakdown Structure

Estimation des ressources nécessaires

Certaines tâches nécessitent un certain nombre de ressources spécifiques. Ces besoins doivent être exprimés quantitativement et qualitativement.

Besoins en ressource d'une tâche Compétences des ressources

Plan de charge prévisionnel

La planification des besoins en ressources dessine progressivement un plan de charge prévisionnel, mettant en évidence l'évolution de la charge dans le temps.

Tâches et plan de charge

Avantages et effets

  • Planification des besoins en ressources
  • Anticipation, visibilité à court/moyen/long terme
  • Optimisation de la répartition de charge

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