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Bien connaitre son personnel pour anticiper sa capacité

Bien connaitre son personnel pour anticiper sa capacité

Cet article fait partie de la série "Méthodologie Workforce Planning". Consultez les autres articles de la série ici :

  1. Bien connaitre son personnel pour évaluer sa capacité
  2. Anticiper ses besoins avec le plan de charge prévisionnel
  3. [Bientôt disponible] Projection de capacité, anticiper les périodes de sur/sous-activités
  4. [Bientôt disponible] La projection de capacité comme outil de pilotage RH et commercial
  5. [Bientôt disponible] Planification des ressources, répondre aux besoins avec les bonnes compétences
  6. [Bientôt disponible] Gestion des ressources au quotidien, anticiper et gérer les imprévus

Analyse des ressources

Lorsqu'on évoque les notions de Workforce Planning ou de Charge Prévisionnelle, on pense tout naturellement à l'anticipation des besoins futurs, et à tout ce que cela implique en terme de difficulté et de méthodologie. Mais la planification de la capacité repose en premier lieu sur une connaissance accrue de son personnel.

Si au premier abord des indicateurs approximatifs peuvent paraître suffisants, rappelons que ceux-ci seront traduits, plus tard, par des actions opérationnelles RH. Quelle que soit la taille de votre entreprise, le moindre écart se traduira par une formation trop tardive, un recrutement bâclé et aura un impact sur la réalisation des projets et donc sur les objectifs commerciaux.

Voyons quelles sont les informations dont vous devez impérativement disposer sur votre personnel.

Fonction

La fonction représente le rôle que va jouer l'employé dans l'entreprise.

Selon les secteurs d'activité, la taille et l'organisation de l'entreprise, la fonction peut être exprimée de différentes façons :

  • Fonction hiérarchique : chef de projet, conducteur de travaux, chef de chantier, chef d'équipe, ouvrier, manœuvre, ...
  • Fonction métier : maçon, mécanicien, électricien, plombier, ...

Le point commun à toutes les fonctions c'est qu'elles sont dissociées, c'est à dire qu'un employé lié à une fonction ne pourra pas remplir le rôle d'une autre fonction

Compétences

Les compétences apportent de la précision ou complètent la fonction.

Il peut s'agir de :

  • Compétences métiers : coffreur/bancheur/... (liées à la fonction Maçon), basse tension/haute tention/... (liées à la fonction électricien),
  • Compétences qualifiantes : junior/senior, diplômes, ...
  • Compétences limitées dans le temps : habilitations, certifications, ...

Une compétence peut être commune à plusieurs fonctions, par exemple, un ouvrier et un conducteur de travaux peuvent être tous deux spécialisés gros-oeuvre.

Disponibilités

Dates d'embauches et de départs

Si cette information n'a que peu d'intérêt sur des projections à court terme, elle est plus que nécessaire sur des projections de plusieurs mois voire années.

Anticiper les départs (démissions, départs à la retraite) et les arrivées des futurs salariés vous permettra d'élargir la durée de vos projections.

Absences

Qu'elles soient prévues (congés, RTT) ou non (maladies, accidents) les absences représentent un facteur prépondérant sur la disponibilité de votre personnel. Le taux absentéisme global (incluant les congés) peut parfois atteindre les 20%.

Il est donc nécessaire d'anticiper et de suivre avec rigueur les absences de votre personnel.

Rythmes de travail

Temps pleins, temps partiels, postes, ... tous les temps de travail ne se valent pas. Rapportés en Équivalent Temps Plein (ETP), ils vous permettent d'estimer avec précision la capacité réelle de l'entreprise.

Exemple: 5 salariés à temps partiels, ne travaillant pas 1 jour par semaine, produiront un travail correspondant à 4 ETP.

Avantages et effets

  • Connaître la composition de son personnel : fonctions et compétences
  • Connaître les taux d'absentéisme et de turn-over, grâce aux statistiques
  • Préparer le planning de capacité

Lire la suite : Anticiper ses besoins avec le plan de charge prévisionnel

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