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Plan de charge et gestion de la capacité

Plan de charge et gestion de la capacité

Le succès et la croissance des entreprises reposent en grande partie sur une gestion efficace des ressources humaines. Mais la difficulté est double, il faut savoir anticiper les besoins des projets tout en gérant la disponibilité du personnel. L’enjeu quand à lui est de taille, au delà du bon déroulement des projets, le but est d’améliorer les performances de l’entreprise tout en anticipant les recrutements futurs.

Quel entrepreneur ne s’est jamais trouvé dans une situation où il n’avait pas les ressources nécessaires ?

Les projets prennent du retard, des employés doivent être mobilisés au dernier moment, tout le monde est mécontent et cela a un coût.

Si certaines urgences sont difficilement prévisibles, ces situations sont souvent le fruit d’une mauvaise anticipation.

Le problème n’est pas nouveau et historiquement certains secteurs comme le BTP ont compensé en faisant appel massivement à de la main d’oeuvre temporaire.

Mais avec une législation de plus en plus contraignante et un coût de main d’oeuvre croissant [1], une mauvaise gestion de son personnel n’est désormais plus une option.

Identifier les besoins

Un projet est généralement composé de plusieurs tâches ou phases nécessitant parfois des ressources différentes en compétence et en nombre.

Sur la durée, la combinaison des différents projets engendre une variabilité des besoins qu’il est difficile d'appréhender.

Il est donc nécessaire d'identifier rigoureusement les besoins pour chaque projet sur sa durée.

Tâches et besoin d'un projet

Le plan de charge permettra par la suite d’avoir une vision synthétique et globale de l’ensemble de l’activité.

Plan de charge

Anticiper la disponibilité du personnel

Avec un taux d’absentéisme en hausse, la disponibilité du personnel n’a jamais été aussi incertaine.

Toute absence confondue, hors RTT, un salarié a été en moyenne absent 42 jours en 2018, soit 16% du temps [2] [3].

L’ensemble de ces différentes absences impacte directement la disponibilité de l’entreprise et sa capacité à répondre à son activité.

Il est donc nécessaire d’anticiper les congés/RTT et de suivre rigoureusement les absences imprévues (maladies, accidents).

Absences

Comparer, simuler

Une fois les besoins établis, il est désormais possible de les comparer à la disponibilité du personnel et donc d’en déduire la capacité.

Planning de capacité

Vient ensuite un travail d’arbitrage consistant à répartir le personnel en fonction des priorités, à décaler certains projets ou à faire appel à de la main d’oeuvre externe.

Modifier les affectations

Ce travail peut faire l’objet de simulation afin d’étudier les différents scénarios possibles, d'évaluer l’acceptabilité d’un projet, etc.

Objectif à court et moyen terme : améliorer les performances

Planning

Etudier la capacité permet une meilleure répartition des équipes, elle permet d’affecter la bonne personne sur le bon projet au bon moment.

Une meilleure planification améliore le déroulement des projets et minimise les déplacements du personnel.

Au delà d’un gain évident en performance, c’est également une amélioration de la satisfaction client et du bien-être des employés.

Objectif à long terme : anticiper les embauches

Gestion de la capacité

L’anticipation de la capacité à longue échéance permet d’identifier des tendances sur l’activité future et donc d’anticiper d’éventuels recrutements.

Etant donné les difficultés liées au recrutement [4] [5] pouvoir anticiper plusieurs mois (voire années) à l’avance les recrutements à organiser est indéniablement un avantage.

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Références

  1. Augmentation de 3 à 4% du coût de la main d'oeuvre dans le BTP en 2018. [Oldcastle Building Solutions]
  2. L’absentéisme repart à la hausse en France en 2017 [Etude Ayming-AG2R La Mondiale]
  3. 228 jours travaillés en 2018 (hors RTT) [L’expert comptable]
  4. Augmentation de la demande et de la difficulté à recruter en 2018 [Enquête Besoin en Main d’Oeuvre Pole Emploi]
  5. Top 10 des métiers ayant la plus forte difficulté de recrutement [Enquête Besoin en Main d’Oeuvre Pole Emploi]